2020年文书档案归档通知-18新利体育官网档案馆 - 18新利最新登录_18新利体育官网
档案馆  
2020年文书档案归档通知
发布于:2020/04/03 16:48:02       查看:

全校各部门:  

   根据《高等学校档案管理办法》和《18新利体育官网文件材料立卷归档办法》等文件的要求,请各专(兼)职档案工作人员将本部门上年度有关文件材料按照以下要求整理立卷,在630日前向档案馆归档。档案馆地址:思明校区图书馆南侧一楼。  

立卷范围:本部门在年度工作中形成的、上级领导部门下发的、对本部门工作有凭证和参考价值的文书材料。具体归档范围详见厦大综201934号文。  

立卷要求:  

1、有文号的文件按文号顺序排列;无文号的,按专题分类,按时间顺序排列。一份完整的归档文件材料包括审稿单、正式文件(两份)、文件原稿(OA行文的定稿)、附件等(上级下发相关文件附其后),如有缺漏、重号或其他需注明事项,应在卷内目录和移交清单的备注栏中说明;  

2、归档文件材料应归原件,若无原件,则可归复印件,复印件上要加盖立卷单位红章;对工作仍有指导意义的上年度本部门或上级文件,原件归档,留用复印件;传真件应按文件原貌予以复制或进行字迹加固处理,并加盖立卷单位红章归档;  

3、归档范围内的电子公文阅办单需交由主办部门领导签字确认并加盖公章,方可归档(详(2012)厦大办 24号文)  

4、需归档的涉密文件材料应单独立卷、列出卷内目录和移交清单,并在卷内目录中标明密级和期限;  

5、去掉文件材料中的订书钉、回形针等金属物;  

6、打页码,页码是自001开始的流水号,打在每页文件材料的右上方;  

7、打印归档目录及移交清单(见附件1-4),一式两份,其电子版单独提交档案馆;  

咨询电话: 2182238     联系人:曾晓秋